Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltungen

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat zwei erfreuliche Urteile in Sachen Betriebsfeiern gefällt: Hierin stellen die Richter klar, dass zum einen im Rahmen der Freigrenze von EUR 110 pro Arbeitnehmer solche Kosten nicht zu berücksichtigen sind, die den Arbeitnehmer nicht bereichern. Zum anderen bleiben auch diejenigen Kosten außer Ansatz, die auf teilnehmende Familienangehörige entfallen.

Hintergrund: Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung führt in der Regel nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn – denn die Betriebsveranstaltung findet meist im eigenbetrieblichen Interesse statt. Allerdings hält der Fiskus dann die Hand auf, wenn die durch die Feier gewährten Zuwendungen nicht mehr üblich sind. Als noch üblich werden zwei Veranstaltungen pro Jahr angesehen. Daneben dürfen die auf den Arbeitnehmer entfallenden Kosten je Veranstaltung die Freigrenze von EUR 110 (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigen – andernfalls liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

Streitfälle: Der BFH hat nun darüber entschieden, welche Kosten bei der Prüfung der 110-EUR-Freigrenze zu berücksichtigen sind. Im ersten Fall lud ein Konzern ca. 16.000 Mitarbeiter zu einer Betriebsveranstaltung in ein Fußballstadion ein. Die Kosten für das Catering, die Künstler, die Stadionmiete und den Eventveranstalter beliefen sich auf rund EUR 2 Mio. Umgerechnet auf jeden Arbeitnehmer war die 110-EUR-Grenze überschritten, sodass das Finanzamt von Arbeitslohn ausging.

Im zweiten Fall nahmen neben den Arbeitnehmern auch deren Partner an der Veranstaltung teil. Pro Teilnehmer ergaben sich Kosten von ca. EUR 68, also unterhalb der Freigrenze. Jedoch rechnete das Finanzamt die auf die Partner entfallenden Kosten den jeweiligen Arbeitnehmern hinzu und gelangte so zu einer Überschreitung der Freigrenze.

Entscheidungen: In beiden Fällen gab der BFH den Klagen der Arbeitgeber, die sich gegen die Lohnsteuer-Nachforderungsbescheide richteten, statt:

Zu den Kosten, die bei Prüfung der 110-EUR-Freigrenze zu berücksichtigen sind, gehören nur Aufwendungen für Leistungen, die der Arbeitnehmer konsumieren kann – dies sind Kosten für das Catering sowie die Unterhaltung (Musik/Künstler).

Nicht einzurechnen sind dagegen Aufwendungen, die die Organisation und Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen – wie die Kosten für die Raummiete und die Agentur, die die Veranstaltung organisiert.

Ebenfalls nicht zu berücksichtigen sind die Kosten für die teilnehmenden Familienangehörigen/Partner. Denn deren Teilnahme liegt im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, weil sie das Betriebsklima fördert.

Folge: In beiden Fällen lagen die Kosten pro Arbeitnehmer somit unter der 110-EUR-Grenze, der Arbeitgeber musste keine Lohnsteuer nachentrichten. Auch für den Arbeitnehmer ergaben sich keine zu versteuernden Einnahmen aus der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung.

Hinweis: Fraglich ist zurzeit, ob die Finanzverwaltung die Urteile anwenden wird. Sollte dies nicht der Fall sein, steht zumindest der Rechtsweg offen.

Reisekosten 2014

Zum Anfang des Jahres ändert sich das steuerliche Reisekostenrecht. So werden beispielsweise die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland neu gestaffelt: Statt bisher drei gibt es nun nur noch zwei betragsmäßige Pauschalen und zwar:

• EUR 12 für den Tag, an dem der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
• EUR 24 für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist sowie
• je EUR 12 für den Anreise- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.

Auch gibt es künftig pro Arbeitsverhältnis nur noch eine Tätigkeitsstätte. Entscheidend ist dies für die Beantwortung der Frage, ob Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale oder nach Dienstreisegrundsätzen berücksichtigt werden können. Daneben gibt es Änderungen bei der doppelten Haushaltsführung sowie bei der Berücksichtigung von Unterkunftskosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Neues zum häuslichen Arbeitszimmer

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können bei einer gemischten – also beruflich wie privaten – Nutzung anteilig als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben wohlmöglich doch abgezogen werden. Dies gilt nach zwei Urteilen des Finanzgerichts Köln zumindest dann, wenn der Charakter als „Arbeitszimmer“ trotz der privaten Mitbenutzung zu bejahen ist.

Hintergrund: Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein häusliches Arbeitszimmer ein Raum, der

1. seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist,
2. vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und
3. ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird – eine untergeordnete private Mitbenutzung (weniger als 10 %) ist hierbei allerdings unschädlich.

Nach diesen Grundsätzen wird regelmäßig die Anerkennung der Kosten für ein gemischt genutztes Arbeitszimmer verweigert. Sowohl der 10. Senat des Finanzgerichts Köln als auch der 8. Senat des Finanzgerichts Niedersachsen vertreten demgegenüber die Ansicht, dass die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung anteilig, d.h. in Höhe des beruflichen Nutzungsanteils, steuerlich abgezogen werden können. Dem ist der 4. Senat des Finanzgerichts Köln nun gefolgt.

Streitfälle: Streitig war, ob die Kläger die auf ihr Arbeitszimmer entfallenden Kosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung deswegen nicht abziehen konnten, weil sie das Arbeitszimmer auch privat genutzt hatten.

Entscheidung: Die Kölner Richter ließen einen anteiligen Abzug der auf die berufliche Nutzung des Zimmers entfallenden Kosten zu:

• Der Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer setzt zwar nach bisheriger höchstrichterlicher Rechtsprechung voraus, dass das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird.
• Jedoch ist die Rechtfertigung für ein grundsätzliches Aufteilungsverbot durch die neuere Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zu den Reisekosten entfallen: Hier wird nunmehr bei gemischt veranlassten Reisen der Abzug der auf den beruflichen Teil entfallenden Kosten zugelassen. Gleiches muss dann auch für den Abzug der Kosten für ein Arbeitszimmer gelten   zumindest dann, wenn der Charakter als „Arbeitszimmer“ trotz der privaten Mitbenutzung zu bejahen ist.

Hinweis: In beiden Verfahren wurde die Revision zum BFH zugelassen. Die Verfahren sind dort unter den Aktenzeichen IX R 20/13 sowie IX R 21/13 anhängig. In vergleichbaren Fällen sollten Sie ihre Steuerbescheide durch Einspruch und Antrag auf Ruhen des Verfahrens offenhalten.

Gelangensbestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Übergangsfrist verlängert

Das Bundesfinanzministerium hat die Übergangsfrist für die Anwendung der neuen Beleg- und Buchnachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen (IG-Lieferungen) bis zum 31.12.2013 verlängert.

Bis dahin können die Nachweise für IG-Lieferungen noch nach der alten (bis zum 31.12.2011 geltenden) Rechtslage geführt werden. Somit ist das neue Recht erstmals zwingend auf Umsätze anzuwenden, die ab dem 01.01.2014 ausgeführt werden.

Dienstwagen für im Ausland wohnende Mitarbeiter

Durch eine in diesem Jahr erfolgte Gesetzesänderung wurde der Leistungsort bei der langfristigen Vermietung von Beförderungsmitteln an Nichtunternehmer an europarechtliche Vorgaben angepasst. Danach befindet sich nun der Leistungsort an dem Ort, an dem der Empfänger seinen Wohnsitz oder Sitz hat.

Die berechtigte Frage lautet: Was hat dies mit der Fahrzeugüberlassung an Mitarbeiter zu tun? Eine ganze Menge. Denn die Finanzverwaltung hat kürzlich klargestellt, dass unter die „Vermietung von Beförderungsmitteln“ auch die Gestellung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung fällt. Die Folge: Überlässt der Chef seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen auch für Privatfahrten, gelten die umsatzsteuerlichen Regelungen zur Vermietung eines Beförderungsmittels – die Überlassung des Dienstwagens wird folglich umsatzsteuerlich dort erfasst, wo der Mitarbeiter wohnt. Problematisch wird dies, wenn der Mitarbeiter im Ausland lebt. Denn dann muss sich der Arbeitgeber auch im Ausland registrieren lassen und dort die entsprechende Umsatzsteuer an den Fiskus abführen. Die Umsatzbesteuerung in Deutschland entfällt im Gegenzug.

Hinweis: Von der Neuregelung sind Unternehmen betroffen, die im Ausland wohnende Mitarbeiter beschäftigen und diesen einen Dienstwagen für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung zur Verfügung stellen. Sie sollten sich um das Thema kümmern – denn die neue Regelung gilt bereits seit dem 30.06.2013.

Neues zur Anwendung der 1%-Regelung

Der Lohnsteuersenat des Bundesfinanzhofs (BFH) hat mit mehreren Urteilen seine bisherige Rechtsprechung zur Anwendung der 1%-Regelung korrigiert. Zunächst die schlechte Nachricht. Dem Gericht zufolge führt die Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung grundsätzlich zu Arbeitslohn. Auf die Frage, ob der Wagen tatsächlich privat genutzt wurde, kommt es nicht an. Und nun die gute: Die 1%-Regelung darf erst dann angewendet werden, wenn feststeht, dass dem Arbeitnehmer der Dienstwagen arbeitsvertraglich oder doch zumindest auf Grund einer stillschweigend getroffenen Nutzungsvereinbarung tatsächlich zur privaten Nutzung überlassen wurde – die Überlassung zur privaten Nutzung darf nicht einfach unterstellt, sondern muss, z.B. im Fall eines vom Arbeitgeber ausgesprochenen Nutzungsverbots, konkret nachgewiesen werden.

Hintergrund: Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer unentgeltlich einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, führt das zu einem steuerbaren Nutzungsvorteil des Arbeitnehmers. Der Vorteil ist entweder mit der Fahrtenbuchmethode oder, wenn kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, mit der 1%-Regelung zu bewerten.

Streitfall 1: Hier stellte die Klägerin, eine Steuerberatungsgesellschaft, ihrem Geschäftsführer einen Dienstwagen zur Verfügung. Dem Anstellungsvertrag zufolge durfte er den Dienstwagen auch privat nutzen. Bei der Lohnsteuer setzte die Klägerin für die private Nutzung lediglich eine Kostenpauschale an, denn eine private Nutzung des Dienstwagens habe nicht stattgefunden.

Entscheidung: Dies sahen die Richter des BFH anders:

• Allein die vom Arbeitgeber gewährte Möglichkeit, den Dienstwagen auch privat nutzen zu dürfen, führt beim Arbeitnehmer zu einem Vorteil, der als Lohn zu versteuern ist.
• Ob der Arbeitnehmer von der Möglichkeit der privaten Nutzung Gebrauch macht, ist egal. Der Vorteil in Gestalt der konkreten Möglichkeit, das Fahrzeug auch für Privatfahrten nutzen zu dürfen, ist dem Arbeitnehmer bereits mit der Überlassung des Fahrzeugs zugeflossen.
• Finanzamt und Finanzgericht konnten daher den geldwerten Vorteil aus der Überlassung des Dienstwagens für private Zwecke (auch ohne weitere Feststellungen zum Sachverhalt) als Arbeitslohn ansehen.

Hinweis: Fälle, in denen der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat nutzen darf, führen beim Arbeitnehmer immer zu einem steuerpflichtigen Vorteil – auch wenn er das Fahrzeug tatsächlich nicht privat nutzt. Bisher wurde die private Nutzung des Fahrzeugs lediglich vermutet, was der betroffene Steuerpflichtige unter engen Voraussetzungen widerlegen konnte. Diese Möglichkeit ist nun – zumindest im Lohnsteuerrecht – entfallen. Im Bereich der Gewinneinkünfte sollte ein Beweis des Gegenteils demgegenüber weiterhin möglich sein (z.B. wenn für private Fahrten andere Fahrzeuge zur Verfügung stehen, die mit dem betrieblichen Fahrzeug in Status und Gebrauchswert zu vergleichen sind).

Streitfälle 2, 3, und 4: Hier hat der BFH (nochmals) verdeutlicht, dass die 1%-Regelung nur zur Anwendung kommt, wenn feststeht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer tatsächlich einen Dienstwagen arbeitsvertraglich oder doch zumindest stillschweigend zur privaten Nutzung überlassen hat. Steht dies nicht fest, kann auch der Beweis des ersten Anscheins die fehlende Feststellung nicht ersetzen. Dies gilt auch für einen angestellten Geschäftsführer eines Familienunternehmens oder den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Es gibt keinen allgemeinen Erfahrungssatz, wonach ein Privatnutzungsverbot nur zum Schein ausgesprochen wird oder der (Allein-) Geschäftsführer ein Privatnutzungsverbot generell missachtet. Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer den betrieblichen Pkw allerdings unbefugt privat, liegt kein Arbeitslohn, sondern eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

SEPA kommt

Die Abschaltung der nationalen Zahlungsverfahren zum 1.2.2014 und damit der endgültige Umstieg auf die SEPA-Verfahren rücken näher. Die Änderungen betreffen nicht nur den Wechsel von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC, sondern erfordern in vielen Organisationen einen hohen Umstellungsaufwand.

Auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren müssen sich Unternehmen jetzt vorbereiten. Es gibt grundsätzlich keine Übergangsfrist, mit einer Ausnahme: der Einzelhandel kann das Elektronische Lastschriftverfahren bis zum 1.2.2016 weiter nutzen.

Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigen Unternehmen eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die sie im Internet bei der Deutschen Bundesbank beantragen können (unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de). Die Bundesbank empfiehlt, diesen Prozess möglichst bis Ende Oktober 2013 abzuschließen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert.

Für Unternehmen gibt es zwei Lastschriftverfahren:

• Die SEPA-Basislastschrift steht allen offen. Eine SEPA-Basislastschrift kann – wie eine Einzugsermächtigung – innerhalb von acht Wochen nach Belastung zurückgegeben werden.
• Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich im Verkehr mit Unternehmen möglich. Sie ähnelt den heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Es besteht keine Möglichkeit zur Rückgabe.

Die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind die SEPA-Mandate. Diese umfassen sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an die eigene Bank zwecks Einlösung und Kontobelastung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate (SEPA-Lastschriftmandat und SEPA-Firmenlastschriftmandat) erhalten Sie u.a. bei Ihrem kontoführenden Institut.

Hinweis: Sofern Sie sich bisher noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt haben sollten, wird es höchste Zeit: die Auswirkungen von SEPA sind – in technischer und betriebswirtschaftlicher Hinsicht – komplex und sollten nicht unterschätzt werden. Weitere Infos erhalten Sie auch unter www.sepadeutschland.de.