Pauschalsteuer für Geschenke

Geschenke erhalten bekanntlich die Freundschaft – und stärken die Kundenbeziehung. Damit aus der schönen Überraschung keine böse wird, übernimmt üblicherweise der Schenkende die Versteuerung der Präsente – in der Regel in Form der Pauschalbesteuerung.

Ob der Unternehmer auch kleinere Geschenke bis zu einem Wert von EUR 40 (inklusive Umsatzsteuer) versteuern muss, war bisher umstritten. Die Oberfinanzdirektion Frankfurt hat nun mit einer Rundverfügung für Klarheit gesorgt. Ab sofort soll eine für Arbeitnehmer geltende Begünstigung auch für Zuwendungen an Dritte gelten – also zum Beispiel an Kunden. Hiernach müssen Aufmerksamkeiten, deren Wert inklusive Umsatzsteuer unter EUR 40 liegt, nicht mehr mit in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbezogen werden.

Damit entfällt künftig die Pauschalsteuer bei Kleinstgeschenken, wie einem Blumenstrauß zum Geburtstag eines Kunden. Diese Handhabung schafft Rechtssicherheit für die Fälle, in denen das Wahlrecht zur Pauschalsteuer nicht ausgeübt wurde. Die Finanzverwaltung dürfte bei Betriebsprüfungen künftig jedenfalls keine Kontrollmitteilungen mehr veranlassen.

Hinweis: Nach Angabe des Deutschen Steuerberaterverbands sind diese Erleichterungen bundesweit abgestimmt. Auch ist eine Änderung des entsprechenden Anwendungsschreibens zur Pauschalbesteuerung vorgesehen. Mit einer Veröffentlichung sei vorerst jedoch nicht zu rechnen.

Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen

Eine Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen ist nicht zu gewähren, wenn der Mieter an seinen Vermieter eine monatliche Pauschale für Schönheitsreparaturen zahlt – unabhängig davon, ob tatsächlich Schönheitsreparaturen anfallen oder nicht. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) kürzlich klargestellt.

Hintergrund: Für die Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen im Haushalt können auf Antrag 20% der Aufwendungen (höchstens EUR 1.200) von der Steuer abgezogen werden.

Streitfall: Ein Pastor wohnte in einer Dienstwohnung des Kirchenamts. Sein Mietvertrag sah die Zahlung einer monatlichen Pauschale für Schönheitsreparaturen vor. Das Kirchenamt erfasste die Pauschalen aller Mieter in einem zentralen Fonds, aus dem dann die anfallenden Schönheitsreparaturen bezahlt wurden. Auch in der Wohnung des Pastors wurden verschiedene Schönheitsreparaturen durchgeführt und aus dem Fonds bezahlt. Der Pastor beantragte für die Pauschale eine Steuerermäßigung – ohne Erfolg.

Entscheidung: Auch der BFH gewährte die Steuerermäßigung nicht:

• Der Pastor zahlte die Pauschale nämlich nicht für die Inanspruchnahme einer konkreten Handwerkerleistung, sondern aufgrund seiner mietvertraglichen Verpflichtung. Die Pauschale wurde nicht für die konkret geleistete Arbeit des Handwerkers gezahlt, sondern unabhängig davon, ob Handwerkerleistungen anfielen oder nicht. Die Pauschale wurde weder einem gesonderten Mieterkonto gutgeschrieben, noch wurde über die im Einzelnen angefallenen Schönheitsreparaturen abgerechnet.

Hinweis: Schädlich war im Streitfall demnach die pauschale Zahlung von Schönheitsreparaturen ohne konkreten Bezug zur Reparatur. Hingegen wird die Steuerermäßigung anerkannt, wenn

• die Schönheitsreparaturen in der Jahres-Betriebskostenabrechnung des Vermieters gegenüber dem Mieter abgerechnet werden – hier werden konkret erbrachte Leistungen in Rechnung gestellt.
• eine Wohnungseigentümergemeinschaft die Handwerkerleistungen mit Wirkung für und gegen alle Mitglieder in Auftrag gibt und die Rechnung anschließend aus dem Gemeinschaftsvermögen bezahlt wird – auch hier entstehen dem einzelnen Eigentümer Aufwendungen für die konkrete Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen.

Schöner Wohnen – bei den Eltern

Auch ein alleinstehender Arbeitnehmer kann grundsätzlich einen doppelten Haushalt führen und die Kosten hierfür steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist, dass er am Lebensmittelpunkt einen eigenen Hausstand führt. Wann dies der Fall ist, hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem aktuellen Urteil präzisiert.

Streitfall: Der ledige Kläger zog in eine andere Stadt, um zu studieren. Er mietete dort eine Wohnung. Nach Abschluss des Studiums nahm er am Studienort eine Arbeitsstelle an und blieb dort wohnen. Während der gesamten Zeit behielt er seinen ersten Wohnsitz bei seinen Eltern bei. Hier nutzte er zwei im Keller gelegene Räume. Ein Badezimmer stand ihm zur Verfügung. Die Küche sowie den Telefonanschluss nutzte er gemeinsam mit den Eltern. Miete musste er nicht zahlen. Finanzamt und Finanzgericht der ersten Instanz erkannten eine doppelte Haushaltsführung nicht an. Wohnsituation und finanzielle Beteiligung würden nicht für einen von den Eltern getrennten Haushalt sprechen.

Entscheidung: Der BFH folgte dem nicht.

• Ein eigener Hausstand kann auch bei einer Wohngemeinschaft mit den Eltern vorliegen. Entscheidend ist die konkrete Wohnsituation.
• Ermöglichen die Räume eine eigenständige Haushaltsführung, ist es unerheblich, ob z.B. Bad oder Küche allein oder gemeinsam genutzt werden.
• Eine finanzielle Beteiligung ist keine zwingende Voraussetzung.
• Je größer die Zweitwohnung ist, desto eher spricht dies gegen einen eigenen Hausstand im Elternhaus.
• Zu berücksichtigen sind auch die persönlichen Lebensumstände: Ein junger Steuerpflichtiger wird regelmäßig in den Haushalt der Eltern eingegliedert sein – auch dann, wenn er nach Beendigung seiner Ausbildung weiter hier wohnt. Hatte er dagegen schon woanders einen eigenen Hausstand begründet, liegt es nahe, dass er diesen fortführt – auch wenn er später zu den Eltern zurückzieht.

Hinweis: Nach der geplanten Reisekostenreform sind ab 2014 Änderungen bei der doppelten Haushaltsführung vorgesehen: Ausweislich der Gesetzesbegründung soll es nicht (mehr) ausreichen, wenn im Haushalt der Eltern ein oder mehrere Zimmer genutzt werden. Auch soll eine finanzielle Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten der Erstwohnung zwingend erforderlich sein.

Lohnsteuer-Freibeträge für 2013 neu beantragen

Mit der Umstellung auf das ELStAM-Verfahren müssen auch die Freibeträge für den Lohnsteuerabzug 2013 neu beantragt werden. Dies könnte insbesondere deshalb in Vergessenheit geraten sein, da in den letzten beiden Jahren ausnahmsweise die Freibeträge ohne Antrag im Folgejahr weitergegolten haben. Lediglich Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, werden ohne neuen Antrag weiterhin berücksichtigt. Wer Freibeträge berücksichtigen lassen möchte, beispielsweise als Berufspendler oder bei volljährigen Kindern, kann seit Oktober 2012 beim zuständigen Finanzamt am Wohnsitz den entsprechenden Antrag stellen – zur Vermeidung langer Wartezeiten am besten per Post. Die Beantragung muss bis zum Jahresende 2012 erfolgen, damit die Freibeträge von Anfang an berücksichtigt werden können.

Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte

Zum 1.1.2013 wird die Papierlohnsteuerkarte durch das elektronische Verfahren „ELStAM“ (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) ersetzt. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Arbeitgeber verpflichtet, das ELStAM-Verfahren zu nutzen und die ELStAM-Daten zum Datenabgleich abzurufen. Die Finanzverwaltung gewährt jedoch eine Kulanzfrist bis zum 31.12.2013.

Während dieses Zeitraums kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden, wann er mit der Nutzung beginnt. Auch besteht die Möglichkeit, die Arbeitnehmer im Einführungszeitraum stufenweise, also zu verschiedenen Zeitpunkten, in das ELStAM-Verfahren zu überführen. Als spätester Umstiegszeitpunkt ist jedoch die Lohnabrechnung Dezember 2013 vorgesehen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet.

Solange Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren nicht anwenden, sind für den Lohnsteuerabzug entweder die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung zugrundezulegen. Nach dem ersten erfolgreichen Abruf der ELStAM hat der Arbeitgeber für die angemeldeten Arbeitnehmer das Verfahren weiter anzuwenden, eine Rückkehr zur Lohnsteuerkarte 2010 bzw. zur Ersatzbescheinigung ist grundsätzlich nicht mehr möglich.

Ausnahme: Der Arbeitgeber kann mit Zustimmung des Arbeitnehmers auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM einmalig verzichten. Stattdessen kann er den Lohnsteuerabzug für die Dauer von bis zu 6 Kalendermonaten weiter nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung durchführen. Der 6-Monats-Zeitraum gilt auch dann, wenn dieser über das Ende des Einführungszeitraums (31.12.2013) hinausreicht. Gleiches gilt, wenn die erstmalige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt.

Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Einführungszeitraums ebenfalls weiterhin das Papierverfahren anwenden.

Hinweis: Die Veröffentlichung einer umfangreichen FAQ-Liste für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer durch die Finanzverwaltung ist geplant. Den Entwurf eines Anwendungsschreibens mit Einzelheiten für die dauerhafte Anwendung des ELStAM-Verfahrens ab dem Kalenderjahr 2013 hat das Bundesfinanzministerium am 11.10.2012 herausgegeben.

Steueranmeldungen mit Zertifikat

Unternehmer müssen bereits jetzt neben den Lohnsteueranmeldungen auch ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Die elektronische Abgabe der Daten muss ab dem 1.1.2013 in authentifizierter Form, d.h. mit einem elektronischen Zertifikat erfolgen – hierzu ist eine Registrierung bei ElsterOnline unter www.elsteronline.de/eportal erforderlich. Das Zertifikat kann auch für weitere Leistungen der Steuerverwaltung verwendet werden.

Hinweis: Von der Verpflichtung zur Übermittlung mit Sicherheitszertifikat sind auch schon die Steuer(vor)anmeldungen für Dezember 2012 betroffen, da diese erst nach Ablauf des Monats und somit in 2013 zu übermitteln sind. Sollte die Registrierung bis dahin nicht erfolgt sein und die Steuer(vor)anmeldung aus diesem Grunde erst nach der gesetzlichen Abgabefrist dem Finanzamt übermittelt werden, müssen Sie mit der Festsetzung eines Verspätungszuschlags rechnen. Dieser kann bis zu 10% der angemeldeten Steuer betragen. Da die Registrierung bis zu zwei Wochen dauern kann, sollten Sie – sofern Sie Ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen – die Registrierung zeitnah vornehmen. Soweit Sie uns bereits beauftragt haben, brauchen Sie sich um nichts zu kümmern.

Fahrtenbuch

Handschriftlich geführtes Fahrtenbuch muss leserlich sein

Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch wird steuerlich nur dann anerkannt, wenn die Handschrift lesbar ist. Zudem müssen die gemachten Angaben widerspruchsfrei sein. Dies ist nicht der Fall, wenn Fahrten zu ein und demselben Ziel mit deutlich abweichenden Entfernungen eingetragen werden.

Streitfall: Der Kläger wollte den Vorteil aus der privaten Pkw-Nutzung seines Firmenwagens nach der Fahrtenbuchmethode versteuern. Das handschriftlich geführte Fahrtenbuch konnte das Finanzamt aber z.T. nicht lesen. Außerdem gab der Kläger bei mehreren Fahrten zu ein und demselben Ziel Entfernungen zwischen 232 km und 288 km an. Das Finanzamt und das Finanzgericht erkannten das Fahrtenbuch nicht an.

Entscheidung: Der Bundesfinanzhof schloss sich dieser Ansicht an. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen lesbar sein, und zwar nicht nur für den Steuerzahler selbst, sondern auch für das Finanzamt. Das Fahrtenbuch dient dem Steuerzahler nicht als Erinnerungsstütze, sondern zum Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Zudem müssen die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch widerspruchsfrei sein. Mehrere Fahrten zu ein und demselben Ziel sollten daher mit derselben Entfernung im Fahrtenbuch eingetragen werden. Jedoch kann der Steuerpflichtige bei einzelnen Fahrten auch eine längere Strecke wählen, die verkehrsgünstiger ist. Bei erheblichen Abweichungen wird aber von privaten Umwegfahrten ausgegangen.

Kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch bei Angabe nur des Straßennamens

Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn das Ziel der jeweiligen Fahrt vollständig eingetragen wird. Dazu gehören der Name des aufgesuchten Kunden bzw. Geschäftspartners und der angefahrene Ort. Nur der Straßename ohne Angabe der Hausnummer und ohne Angabe des Kunden bzw. Geschäftspartners reichen nicht aus.

Hintergrund: Wer einen Dienstwagen auch für Privatfahrten nutzt, muss den Nutzungsvorteil versteuern: entweder nach der sog. 1-%-Regelung, bei der monatlich 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs angesetzt wird, oder nach der sog. Fahrtenbuchmethode. Bei der Fahrtenbuchmethode werden nur die tatsächlich unternommenen Privatfahrten mit ihrem Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs versteuert. Voraussetzung hierfür ist ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.

Streitfall: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nutzte einen Dienstwagen auch für Privatfahrten, die er nach der Fahrtenbuchmethode versteuern wollte. Die Ziele trug er im Fahrtenbuch überwiegend nur mit dem Straßennamen, aber ohne Hausnummer und ohne Name des besuchten Kunden bzw. Geschäftspartners ein; z.T. nannte er auch die Namen der Kunden. Als das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkannte, reichte er im Klageverfahren vollständige Unterlagen über die besuchten Ziele ein.

Entscheidung: Der Bundesfinanzhof (BFH) erkannte das Fahrtenbuch nicht an. Daher musste der Geschäftsführer den Nutzungsvorteil nach der 1-%-Methode versteuern. Hintergrund ist, dass die Angaben im Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen. Zugleich muss die Richtigkeit der Angaben mit einem vertretbaren Aufwand nachprüfbar sein. Deshalb ist die Angabe des Namens des Kunden bzw. Geschäftspartners unverzichtbar. Wurde kein Kunde oder Geschäftspartner besucht, muss der berufliche oder betriebliche Zweck der Reise angegeben werden. Bloße Ortsangaben genügen nur dann, wenn sich aus ihnen der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt. Zumindest muss sich der Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lassen; diese Unterlagen dürfen ihrerseits aber nicht ergänzungsbedürftig sein.

Fazit: Der BFH macht deutlich, dass im Fahrtenbuch die essentiellen Angaben wie der Name des besuchten Kunden bzw. Geschäftspartners und der besuchte Ort enthalten sein müssen. Fehlen derartige Angaben, können sie nicht mehr nachträglich ergänzt werden. Zulässig ist es hingegen, die Namen der besuchten Kunden durch Nummern zu ersetzen, wenn sich die Nummern anhand einer gesonderten Aufstellung entschlüsseln lassen (z.B. Kundennummer). Kleinere Mängel führen ferner nicht dazu, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird.