In der Praxis ist es weit verbreitet, Rechnungen als (einfache) PDF-Dateien im Anhang einer E-Mail zu versenden. Hierin liegt ein Verstoß gegen § 14 Abs. 3 UStG, der verlangt, dass die Rechnungen zusätzlich qualifiziert digital signiert sein müssen. Für den Rechnungsempfänger bergen daher solche Rechnungen das Risiko den Vorsteuererstattungsanspruch zu verlieren.
Wer sich diesem Risiko nicht aussetzen will, sollte daher solche Rechnungen nicht akzeptieren und den Rechnungsaussteller schriftlich um die Zusendung einer Rechnung in Papierform bitten. Hierauf hat der Rechnungsempfänger einen zivilrechtlichen Anspruch.
Solange dieser Anspruch nicht erfüllt wird, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung der ausgewiesenen Umsatzsteuer verweigern. Die Rechnung ist dann bei Fälligkeit nur netto zu begleichen.
